Privacy protocol
Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)
1. Het doel van het bewaren van persoonsgegevens
Het ledenbestand is bedoeld om de vereniging naar behoren te laten functioneren. Daarbij kan gedacht worden aan het rondsturen van mededelingen en uitnodigingen, het innen van contributie, het bijhouden van jubilea en “lief en leed”, het bijhouden van statistieken en voor de onderlinge communicatie tussen de leden.
2. Persoonsgegevens in het bestand van de vereniging
Met instemming van de leden worden de volgende gegevens bewaard:
• Voor- en achternaam, woonadres, geboortedatum, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), ingangsdatum lidmaatschap en bankrekeningnummer. Op de ledenlijst die regelmatig wordt uitgereikt staan de namen, adressen en telefoonnummers van de koorleden en de dirigent. Mits hij of zij daarvoor toestemming heeft gegeven.
Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals:
Godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod n.a.v. dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is voor de vereniging geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing om deze gegevens te bewaren.
3. Verantwoordelijkheid bestuur
De bestuursleden verplichten zich zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens. Zij zijn verantwoordelijk voor de bescherming van die gegevens en waken erover dat die niet ongevraagd aan derden worden verstrekt.
De secretaris en de penningmeester hebben vanwege hun taak binnen het bestuur toegang tot de bestanden met persoonsgegevens. Zij bewaren die gegevens op een computer die adequaat beveiligd is met een toegangscode en een betaald virusprogramma. Ook maken zij regelmatig een ‘back-up’ van de bestanden.
De secretaris is door het bestuur aangesteld om toe te zien op de naleving van het privacybeleid van de vereniging.
In de e-mailberichten van het bestuur worden alle geadresseerden in BCC opgenomen en bij een mogelijk “datalek” zal de secretaris de leden zo spoedig mogelijk op de hoogte stellen.
4. Website
De website is bedoeld om informatie over de vereniging te verstrekken aan belangstellenden, zowel binnen als buiten de vereniging. Naast algemene informatie en een programma-overzicht is het volgende op de website te vinden:
• De namen en de adresgegevens van de bestuursleden.
• Het telefoonnummer (meestal van de secretaris) en het e-mailadres van de vereniging.
• Foto’s die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, enz., ten behoeve van een visueel verslag van de verenigingsactiviteiten.
Het bestuur maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
5. Rechten en plichten van de leden
Het bestuur dient leden en aspirant-leden te informeren over het privacybeleid van de vereniging.
De leden hebben het recht op dataportabiliteit. Dat is het recht om de persoongegevens in te zien en die indien gewenst te laten corrigeren of verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens en afbeeldingen. Op aanvraag bij de secretaris krijgt een lid inzage in de van hem of haar geregistreerde gegevens, waarbij de gegevens van andere leden onzichtbaar zullen worden gemaakt.
Tevens kunnen de leden gebruik maken van het recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve niet meer nodig zijn.
Aan leden en aspirant-leden zal als voorwaarde voor het lidmaatschap worden gesteld dat zij de gegevens van andere leden niet zonder toestemming van de betrokkenen mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij om uitsluitend zichzelf als verenigingslid bij derden kenbaar te maken.
